Kto jest zwolniony z KSeF? Te firmy nie muszą jeszcze wystawiać e-faktur

Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że nowe przepisy obejmą wszystkich w takim samym zakresie. Wielu właścicieli firm zastanawia się, kto jest zwolniony z KSeF. Przepisy przewidują kilka ważnych wyjątków. Warto je poznać jeszcze przed wejściem nowych regulacji w życie.

Kto jest zwolniony z KSeF? Najmniejsze firmy mają więcej czasu

Odpowiadając na pytanie, kto jest zwolniony z KSeF, w pierwszej kolejności warto wskazać najmniejsze przedsiębiorstwa osiągające niewielkie obroty.

Jeżeli miesięczna wartość sprzedaży wraz z podatkiem VAT nie przekracza 10 tys. zł, przedsiębiorca może korzystać z odroczenia obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 roku.

Dzięki temu właściciele firm zyskają więcej czasu na wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. Ponadto będą mogli spokojnie dostosować procesy księgowe oraz przygotować pracowników do nowych obowiązków.

Kto jest zwolniony z KSeF w przypadku zagranicznych przedsiębiorców?

Wyjątki obejmują również część zagranicznych przedsiębiorców. Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączono podmioty, które nie mają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

W praktyce oznacza to, że nie każdy zagraniczny przedsiębiorca współpracujący z polskimi kontrahentami będzie korzystał z Krajowego Systemu e-Faktur. Jednocześnie warto pamiętać, że każdą sytuację należy analizować indywidualnie.

Sprzedaż dla osób prywatnych również nie podlega KSeF

Zastanawiając się, kto jest zwolniony z KSeF, warto zwrócić uwagę również na sprzedaż dla konsumentów.

Przedsiębiorcy nie muszą przesyłać do systemu faktur wystawianych osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Dlatego sprzedaż w modelu B2C nadal będzie odbywać się na dotychczasowych zasadach.

Co więcej, przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż detaliczną nie będą musieli zmieniać sposobu wystawiania takich dokumentów.

Jakich dokumentów nie obejmuje obowiązek korzystania z KSeF?

Nie wszystkie dokumenty sprzedażowe trafią do systemu. Poza KSeF pozostaną między innymi:

• faktury uproszczone, czyli paragony z numerem NIP do kwoty 450 zł lub 100 euro,
• faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących,
• dokumenty wystawiane w procedurach OSS i IOSS,
• bilety komunikacji pasażerskiej pełniące funkcję faktury,
• paragony za przejazdy płatnymi autostradami uznawane za faktury.

Oznacza to, że mimo powszechnego wdrożenia KSeF część dokumentów nadal będzie funkcjonowała poza elektronicznym systemem fakturowania.

Zwolnienie z KSeF nie oznacza braku obowiązków

Warto pamiętać, że zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF nie oznacza całkowitego wyłączenia z systemu.

Od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli posiadać dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu odbiorą faktury zakupowe przesyłane przez kontrahentów.

Nawet jeśli firma nie będzie wystawiała dokumentów za pośrednictwem KSeF, nadal będzie mogła otrzymywać je właśnie w tym systemie. Dlatego warto przygotować odpowiednie rozwiązania wcześniej.

Warto przygotować się do KSeF wcześniej

Eksperci zgodnie podkreślają, że nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Przede wszystkim warto wcześniej poznać zasady działania systemu. Następnie należy dostosować procesy księgowe oraz wykorzystywane oprogramowanie. W efekcie firma uniknie problemów po wejściu nowych przepisów.

Jeżeli zastanawiasz się, kto jest zwolniony z KSeF, pamiętaj, że wyjątki obejmują przede wszystkim najmniejsze firmy osiągające niskie obroty, część zagranicznych przedsiębiorców, sprzedaż dla konsumentów oraz wybrane rodzaje dokumentów.

Jednocześnie niemal każdy przedsiębiorca będzie musiał przygotować się do odbierania faktur elektronicznych. Dlatego warto rozpocząć przygotowania odpowiednio wcześniej i bez pośpiechu wdrożyć nowe rozwiązania.