Magazyn jako zaplecze operacyjne handlu e-commerce.

Nowoczesny magazyn coraz rzadziej przypomina miejsce, w którym po prostu przechowuje się towary. W e-commerce i dystrybucji jest dziś jednym z najważniejszych elementów całego biznesu – łączy sprzedaż, logistykę, systemy informatyczne i pracę ludzi. Im bardziej rośnie skala operacji, tym większe znaczenie ma nie tylko automatyzacja procesów, ale również bezpieczeństwo samej instalacji magazynowej.

Magazyn przyjmuje dane z ERP, reaguje na zamówienia z marketplace’ów, komunikuje się z przewoźnikami, kontroluje stany, obsługuje zwroty i musi sprawnie działać nawet wtedy, gdy liczba zamówień gwałtownie rośnie.

Na pewnym etapie rozwoju firmy arkusz Excela przestaje być sprytnym narzędziem, a zaczyna pełnić funkcję cyfrowego odpowiednika taśmy klejącej. Niby nadal trzyma całość razem, ale każdy rozsądny człowiek wie, że przy większym obciążeniu konstrukcja zacznie trzeszczeć.

Zwłaszcza gdy sprzedaż odbywa się jednocześnie przez własny sklep internetowy, Allegro, inne marketplace’y i kanały B2B, a firma korzysta z kilku magazynów, zatrudnia kilkunastu lub kilkudziesięciu pracowników i współpracuje z wieloma przewoźnikami.

Największy problem magazynu nie ma postaci palety

Kiedy myślimy o magazynie, najczęściej widzimy regały, kartony, wózki, terminale z czytnikami kodów, folię stretch i pracowników kompletujących zamówienia. To jednak tylko fizyczna warstwa całego procesu.

W praktyce wiele kosztownych błędów powstaje wcześniej – na styku różnych systemów.

Osobny program do zarządzania stanami magazynowymi, platforma e-commerce, ERP, system księgowy, panel marketplace’u, narzędzie do generowania etykiet i komunikator dla zespołu. Dane dotyczące tego samego zamówienia wędrują między nimi ręcznie albo półautomatycznie.

Ktoś eksportuje plik CSV, ktoś inny go importuje, kolejna osoba przepisuje adres, a jeszcze inna zauważa, że stan produktu w systemie nie zgadza się z rzeczywistością. W efekcie klient może otrzymać niewłaściwy produkt, niekompletne zamówienie albo informację o przesyłce, która fizycznie nie opuściła jeszcze magazynu.

Nie zawsze jest to problem zaangażowania pracowników. Często wynika po prostu z architektury systemu, w której człowiek zaczyna pełnić rolę integratora kolejnych narzędzi.

Dane wprowadzane raz

Jednym z podstawowych założeń nowoczesnej organizacji procesów magazynowych jest zasada „dane wprowadzane raz”.

Informacja o zamówieniu, produkcie, kliencie czy przesyłce powinna zostać pobrana ze źródła i automatycznie wykorzystana na kolejnych etapach realizacji. Im mniej ręcznego przepisywania danych, tym mniejsze ryzyko pomyłek i rozbieżności między systemami.

Takie podejście stanowi fundament automatyzacji magazynu. Nie chodzi wyłącznie o szybkość pracy. Równie ważna jest możliwość jednoznacznego określenia, na którym etapie znajduje się konkretne zamówienie, produkt czy operacja magazynowa.

WMS, czyli magazyn przestaje działać na pamięć

WMS, czyli Warehouse Management System, nie jest magicznym przyciskiem, który sam rozwiąże wszystkie problemy logistyczne. Dobrze wdrożony system zmienia jednak sposób funkcjonowania magazynu.

Zamiast opierać procesy na doświadczeniu pojedynczych pracowników, firma może stworzyć środowisko o jasno określonych, mierzalnych i powtarzalnych regułach.

W przypadku sklepu sprzedającego elektronikę różnica może być szczególnie wyraźna. Laptop, monitor czy stacja dokująca mogą mieć numery seryjne, pochodzić z różnych dostaw i podlegać różnym warunkom gwarancyjnym. Część produktów może dodatkowo wymagać dokładnej kontroli podczas obsługi zwrotów.

Magazyn zarządzany „na oko” szybko zaczyna generować problemy operacyjne, obsługowe i finansowe.

WMS może współpracować z terminalami mobilnymi, kolektorami danych, kodami kreskowymi oraz kodami QR. Magazynier otrzymuje zadanie na urządzeniu, system prowadzi go przez kolejne etapy, weryfikuje pobranie właściwego produktu i zapisuje operację.

Z punktu widzenia osoby zarządzającej magazynem najważniejsze nie jest jednak samo urządzenie. Znacznie istotniejsze jest to, że informacja o realizacji zamówienia nie pozostaje wyłącznie w głowie jednego doświadczonego pracownika.

Kompletacja – kilometry, których nie trzeba przejść

Jednym z najbardziej niedocenianych kosztów magazynu są zbędne kroki.

Przy setkach lub tysiącach pozycji dziennie każde niepotrzebne przejście między regałami zaczyna się mnożyć. Pojedyncze dodatkowe kilkadziesiąt metrów może wydawać się nieistotne, ale przy dużej liczbie zamówień tworzy godziny pracy poświęcone na chodzenie, szukanie i powracanie do tych samych miejsc.

Dlatego nowoczesne systemy WMS mogą optymalizować kolejność pobierania produktów i wyznaczać pracownikowi trasę kompletacji. Magazynier nie musi zastanawiać się, gdzie znajduje się kolejna pozycja z listy – system wskazuje mu konkretną lokalizację.

To przekłada się nie tylko na szybkość realizacji zamówień. Krótsze trasy oznaczają również mniejsze zmęczenie pracowników i bardziej przewidywalną pracę całego zespołu.

Automatyzacja nie zwalnia z odpowiedzialności za bezpieczeństwo

Rozwój technologiczny magazynu nie powinien przesłaniać podstawowej kwestii, jaką pozostaje bezpieczeństwo infrastruktury.

Większa liczba operacji, intensywniejszy ruch wózków widłowych, coraz wyższe regały i większe obciążenia konstrukcji oznaczają również większą liczbę potencjalnych punktów ryzyka.

Uszkodzony słup regału, odkształcona belka, niewłaściwie zabezpieczone stężenie czy nieprawidłowe składowanie mogą mieć znacznie poważniejsze konsekwencje niż chwilowe opóźnienie w realizacji zamówienia.

Dlatego bezpieczeństwo instalacji magazynowej powinno stanowić stały element zarządzania obiektem, a nie działanie podejmowane dopiero po wystąpieniu problemu.

Specjalistyczny przegląd bezpieczeństwa instalacji magazynowej

Regularne kontrole pozwalają wcześniej zauważyć uszkodzenia i nieprawidłowości, które z czasem mogłyby zagrozić pracownikom albo stabilności konstrukcji.

Specjalistyczny przegląd bezpieczeństwa instalacji magazynowej pozwala ocenić stan techniczny wykorzystywanych konstrukcji i sprawdzić, czy instalacja nadal spełnia wymagania związane z bezpieczną eksploatacją.

Podczas takiej kontroli można zweryfikować między innymi stan elementów konstrukcyjnych, widoczne uszkodzenia, odkształcenia, stabilność regałów oraz sposób ich użytkowania.

Znaczenie ma również sposób dokumentowania wykrytych nieprawidłowości. Sama informacja, że „regał wygląda dobrze”, nie daje osobie odpowiedzialnej za magazyn takiej wiedzy jak uporządkowany raport wskazujący stan poszczególnych elementów i ewentualne zalecenia dotyczące dalszego postępowania.

Bezpieczeństwo powinno działać tak samo jak WMS

W dobrze zarządzanym magazynie proces bezpieczeństwa powinien być równie uporządkowany jak proces kompletacji zamówień.

Pracownik powinien wiedzieć, co zrobić po zauważeniu uszkodzenia. Osoba odpowiedzialna za magazyn powinna mieć możliwość szybkiego zweryfikowania zgłoszenia, a właściciel lub zarządca obiektu powinien posiadać dokumentację pozwalającą ocenić stan infrastruktury.

To właśnie tutaj technologia i procedury zaczynają się wzajemnie uzupełniać. WMS porządkuje przepływ towarów i informacji, natomiast regularne kontrole porządkują kwestie związane z bezpieczeństwem infrastruktury.

W obu przypadkach chodzi o ten sam cel – ograniczenie sytuacji, w których magazyn działa dzięki pamięci, intuicji i doświadczeniu pojedynczych osób.

Magazyn jako system naczyń połączonych

Nowoczesny magazyn jest dziś częścią większego organizmu. Dane sprzedażowe wpływają na planowanie dostaw, dostawy wpływają na stany magazynowe, stany decydują o dostępności produktów, a sprawna kompletacja wpływa na terminowość dostawy do klienta.

Do tego dochodzi infrastruktura, na której wszystkie te procesy się opierają.

Dlatego rozwój magazynu nie powinien ograniczać się wyłącznie do zakupu kolejnego systemu informatycznego, terminala czy automatycznej maszyny. Równie ważne pozostają uporządkowane procedury, kompetentni pracownicy i regularna kontrola stanu technicznego instalacji.

Magazyn może być dziś cyfrowym centrum operacyjnym firmy, ale nawet najbardziej zaawansowany system potrzebuje bezpiecznej i sprawnej infrastruktury, na której będzie pracował.