PRSES w magazynie. Kim jest osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo regałów i za co odpowiada?

W nowoczesnym magazynie regały są jednym z najważniejszych elementów infrastruktury, ale ich bezpieczeństwo nie zależy wyłącznie od jakości konstrukcji. Potrzebna jest także osoba, która na co dzień pilnuje sposobu ich użytkowania, reaguje na uszkodzenia i organizuje działania związane z ich kontrolą. Taką funkcję pełni PRSES. Kim jest, za co odpowiada i dlaczego nie należy mylić go z audytorem lub zewnętrznym inspektorem regałów?

PRSES ma pilnować bezpieczeństwa systemów składowania

PRSES to skrót od angielskiego Person Responsible for Storage Equipment Safety. W praktyce chodzi o osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo systemów składowania funkcjonujących w danym magazynie.

Jej zadaniem nie jest jednorazowe sprawdzenie regałów i odłożenie protokołu do dokumentacji. PRSES powinien działać przez cały czas, kiedy magazyn wykorzystuje systemy składowania. Obserwuje ich stan, reaguje na uszkodzenia, kontroluje sposób użytkowania i organizuje działania, które mają ograniczać ryzyko związane z eksploatacją regałów.

To ważna zmiana w podejściu do bezpieczeństwa magazynu. Zamiast czekać na coroczny przegląd bezpieczeństwa regałów magazynowych i traktować go jako jedyny moment sprawdzenia konstrukcji, przedsiębiorstwo powinno mieć osobę, która zajmuje się tym obszarem również na co dzień.

Nie chodzi tylko o oglądanie regałów

Zakres odpowiedzialności PRSES jest znacznie szerszy niż sama kontrola konstrukcji.

Osoba pełniąca tę funkcję powinna wiedzieć, jak regały są użytkowane, jakie towary są na nich składowane i jakie obciążenia przewidziano dla poszczególnych poziomów. Powinna również reagować wtedy, gdy sposób eksploatacji zaczyna odbiegać od założeń przyjętych dla danej instalacji.

W praktyce oznacza to między innymi zwracanie uwagi na uszkodzenia powstałe podczas pracy wózków widłowych, brakujące elementy zabezpieczające, zmiany konfiguracji regałów czy nieprawidłowe rozmieszczenie ładunków.

PRSES jest więc osobą, która ma pomagać przedsiębiorstwu utrzymać bezpieczeństwo systemów składowania nie tylko na papierze, ale przede wszystkim w codziennej pracy magazynu.

Co należy do obowiązków PRSES?

Lista zadań może być długa, ponieważ funkcja łączy kwestie techniczne, organizacyjne i związane z bezpieczeństwem pracy.

PRSES powinien między innymi monitorować stan regałów i reagować na pojawiające się uszkodzenia. Ważnym elementem jest także dokumentowanie zdarzeń oraz prowadzenie informacji dotyczących przeprowadzonych kontroli i wykonanych napraw.

Do jego zadań należy również nadzorowanie działań podejmowanych po stwierdzeniu nieprawidłowości. Jeżeli podczas pracy wózek widłowy uderzy w konstrukcję, problem nie powinien kończyć się na ustnym zgłoszeniu operatora. Trzeba odpowiednio ocenić sytuację, zabezpieczyć miejsce i zdecydować, jakie działania należy podjąć.

PRSES powinien również zwracać uwagę na to, czy regały nie są przeciążane i czy sposób składowania odpowiada ich parametrom. Istotna jest także współpraca z producentami, dostawcami, serwisem oraz specjalistami wykonującymi okresowe kontrole.

Co dzieje się po uszkodzeniu regału?

Wyobraźmy sobie zwykły dzień w magazynie. Operator wózka widłowego podczas odkładania palety zahacza o słup regału. Na pierwszy rzut oka uszkodzenie wygląda niegroźnie.

Właśnie w takich sytuacjach rola PRSES staje się szczególnie ważna. Nie powinien zakładać, że skoro regał nadal stoi, to wszystko jest w porządku. Uszkodzenie należy zgłosić, udokumentować i odpowiednio ocenić.

W zależności od rodzaju problemu konieczne może być wyłączenie określonego fragmentu instalacji z użytkowania, rozładowanie poziomu albo zlecenie dodatkowej oceny specjalistycznej. Dopiero wtedy można zdecydować, czy konstrukcja może bezpiecznie wrócić do eksploatacji.

Najgorszym rozwiązaniem jest pozostawienie uszkodzonego elementu bez reakcji tylko dlatego, że magazyn musi dalej pracować.

PRSES powinien wiedzieć, kiedy potrzebuje eksperta

To jedna z najważniejszych granic odpowiedzialności tej funkcji.

PRSES powinien mieć kompetencje pozwalające mu rozpoznawać zagrożenia i reagować na typowe problemy. Nie oznacza to jednak, że musi samodzielnie rozstrzygać każdą kwestię techniczną.

Niektóre sytuacje wymagają specjalistycznej wiedzy, dokładnych pomiarów albo oceny konstrukcyjnej. Wtedy właściwym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy odpowiedniego eksperta, producenta lub zewnętrznego inspektora.

Dobry PRSES nie próbuje więc być specjalistą od wszystkiego. Powinien przede wszystkim wiedzieć, gdzie kończą się jego kompetencje i kiedy trzeba przekazać problem dalej.

PRSES to nie audytor regałów

Te dwie funkcje bywają ze sobą mylone, szczególnie w firmach, które dopiero porządkują system bezpieczeństwa magazynu.

PRSES jest osobą działającą wewnątrz przedsiębiorstwa. Jego zadaniem jest bieżące zarządzanie bezpieczeństwem systemów składowania. Zewnętrzny inspektor lub audytor dokonuje natomiast niezależnej oceny instalacji.

To trochę jak różnica między osobą odpowiedzialną za codzienny stan techniczny obiektu a specjalistą, który przyjeżdża okresowo, aby przeprowadzić niezależną kontrolę.

Obie funkcje są potrzebne, ale jedna nie zastępuje drugiej.

Audytor sprawdza system z zewnątrz

Okresowy przegląd regałów ma dać przedsiębiorstwu niezależną ocenę stanu systemów składowania.

Podczas takiej kontroli specjalista może sprawdzić między innymi stan elementów konstrukcyjnych, widoczne uszkodzenia, geometrię instalacji, zabezpieczenia, zakotwienie czy zgodność sposobu użytkowania z dokumentacją.

Audytor może również zwrócić uwagę na to, jak przedsiębiorstwo realizuje swoje wewnętrzne procedury bezpieczeństwa.

Jego zadaniem nie jest jednak przejęcie codziennego nadzoru nad magazynem. Po zakończeniu kontroli to nadal przedsiębiorstwo i wyznaczone w nim osoby muszą reagować na kolejne uszkodzenia oraz pilnować prawidłowej eksploatacji.

Gdzie przebiega granica między PRSES a audytorem?

Najprościej można przedstawić ją w ten sposób: PRSES zarządza bezpieczeństwem systemów składowania na co dzień, a audytor dokonuje okresowej, niezależnej oceny ich stanu.

PRSES zna magazyn od środka. Wie, jak często dochodzi do kolizji, jakie problemy zgłaszają pracownicy i jakie zmiany zachodzą w organizacji pracy. Ma również dostęp do dokumentacji dotyczącej eksploatacji regałów.

Audytor przychodzi natomiast z zewnętrznej perspektywy. Nie jest częścią codziennej organizacji pracy magazynu, dzięki czemu może spojrzeć na system niezależnie.

Właśnie dlatego te dwie role dobrze się uzupełniają.

Dlaczego dokumentacja PRSES jest tak ważna?

W magazynie może dochodzić do dziesiątek drobnych zdarzeń, które trudno zapamiętać. Kolizje z wózkami, wymiany elementów, zmiany konfiguracji czy zgłoszenia pracowników powinny znaleźć odzwierciedlenie w odpowiedniej dokumentacji.

Dzięki temu można później odtworzyć historię instalacji. Wiadomo, jakie problemy występowały, kiedy je wykryto i jakie działania podjęto.

Dokumentacja może być również bardzo przydatna podczas okresowego przeglądu. Zewnętrzny inspektor otrzymuje wtedy dodatkowe informacje dotyczące sposobu eksploatacji systemu, których nie da się ustalić wyłącznie na podstawie oględzin wykonanych w jednym dniu.

PRSES powinien kontrolować także sposób składowania

Bezpieczeństwo regałów nie kończy się na ich konstrukcji.

Znaczenie ma również to, co znajduje się na poszczególnych poziomach. Przeciążenie regału, nieprawidłowe rozmieszczenie palet czy składowanie towarów w sposób niezgodny z przeznaczeniem instalacji może zwiększać ryzyko.

Dlatego PRSES powinien zwracać uwagę na zgodność rzeczywistego sposobu użytkowania z dokumentacją i oznaczeniami znajdującymi się na regałach.

To szczególnie ważne w magazynach, w których często zmienia się asortyment. Inny rodzaj towaru może oznaczać inne wymagania dotyczące sposobu składowania, a każda większa zmiana organizacji magazynu powinna zostać odpowiednio przeanalizowana.

A co ze zmianami konstrukcji regałów?

W praktyce magazyny często się zmieniają. Firma zwiększa zapasy, potrzebuje dodatkowych miejsc paletowych albo zmienia sposób wykorzystania powierzchni.

Czasami prowadzi to do przebudowy istniejących regałów. Zmiana wysokości poziomów, dodanie elementów czy modyfikacja konfiguracji nie powinna jednak odbywać się przypadkowo.

PRSES powinien pilnować, aby takie działania były odpowiednio zweryfikowane i udokumentowane. Sam fakt, że element pasuje fizycznie do istniejącej konstrukcji, nie oznacza jeszcze, że można go bezpiecznie zastosować w konkretnym układzie.

Jakie kompetencje powinien mieć PRSES?

Zakres wiedzy potrzebnej osobie PRSES zależy od wielkości i charakteru magazynu. W każdym przypadku potrzebne są jednak kompetencje pozwalające rozpoznawać zagrożenia i prawidłowo reagować na nieprawidłowości.

Istotna jest znajomość zasad bezpiecznej eksploatacji systemów składowania, podstaw mechaniki, BHP, oceny ryzyka oraz dokumentacji technicznej. PRSES powinien również rozumieć specyfikę pracy magazynu i zagrożenia związane z ruchem wózków widłowych.

Nie mniej ważne są umiejętności organizacyjne. Osoba ta musi współpracować z pracownikami, kierownictwem, serwisem, producentami i zewnętrznymi specjalistami.

Czy można po prostu wyznaczyć pracownika na PRSES?

Samo wskazanie nazwiska w dokumentacji nie rozwiązuje problemu.

Jeżeli pracownik ma odpowiadać za bezpieczeństwo systemów składowania, powinien posiadać odpowiednią wiedzę i mieć realne możliwości wykonywania swoich obowiązków. Nie wystarczy powiedzieć mu, że od tej pory „ma pilnować regałów”.

PRSES musi wiedzieć, co kontrolować, jak reagować na uszkodzenia, kiedy wyłączyć fragment instalacji z użytkowania oraz kiedy zwrócić się o pomoc do zewnętrznego specjalisty.

Dlatego odpowiednie przygotowanie osoby pełniącej tę funkcję ma tak duże znaczenie.

Szkolenie PRSES może uporządkować system bezpieczeństwa

W wielu przedsiębiorstwach funkcja PRSES pojawia się wtedy, gdy firma chce uporządkować odpowiedzialność za bezpieczeństwo magazynu. Samo wyznaczenie pracownika jest jednak dopiero początkiem.

Osoba ta powinna rozumieć swoją rolę i wiedzieć, jakie działania należą do jej obowiązków. Szkolenie PRSES pozwala uporządkować wiedzę dotyczącą systemów składowania, rozpoznawania zagrożeń, dokumentowania zdarzeń oraz współpracy z innymi uczestnikami procesu.

To szczególnie ważne w dużych magazynach, gdzie liczba regałów, pracowników i operacji transportowych sprawia, że bezpieczeństwa nie da się skutecznie opierać wyłącznie na dobrej woli poszczególnych osób.

Bezpieczny magazyn potrzebuje kilku poziomów kontroli

Bezpieczeństwo systemów składowania nie powinno zależeć od jednej osoby ani od jednej kontroli wykonywanej raz w roku.

PRSES odpowiada za codzienny nadzór i organizację działań wewnątrz przedsiębiorstwa. Pracownicy powinni zgłaszać zauważone uszkodzenia i nieprawidłowości. Z kolei okresowy przegląd wykonany przez kompetentnego zewnętrznego specjalistę pozwala niezależnie ocenić stan całego systemu.

Dopiero połączenie tych elementów tworzy spójny system bezpieczeństwa.

PRSES nie zastępuje audytora, a audytor nie zastępuje PRSES. Obie funkcje mają inne zadania, ale wspólny cel – ograniczenie ryzyka związanego z użytkowaniem systemów składowania.