Zakup akwarium do biura – czy można go potraktować jako koszt prowadzenia działalności?

Biuro to bijące serce firmy – reprezentacyjna przestrzeń, w której przyjmuje się klientów i realizuje cele biznesowe. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy tak duży nacisk kładą na jego aranżację i nierzadko inwestują duże kwoty w jego elementy wystroju. Część z nich z pozoru nie ma związku z charakterem działalności prowadzonej przez dane przedsiębiorstwo. Jak w takim razie traktować taki zakup w kontekście firmowych wydatków? Tłumaczymy, na podstawie zakupu, który z pozoru nie jest związany z charakterem prowadzonej działalności – podpowiadamy, czy zakup akwarium do biura można wpisać w koszta prowadzenia działalności!

Zakup akwarium do biura – firmowy wydatek czy zachcianka przedsiębiorcy?

Na pierwszy rzut oka akwarium to po prostu ozdoba. Coś, co cieszy oko, uspokaja myśli i wprowadza odrobinę natury do świata szklanych ekranów i dźwięków klawiatury. Ale jeśli spojrzeć głębiej, może ono pełnić znacznie bardziej złożoną funkcję. W gabinetach psychologów koi nerwy, w kancelariach buduje atmosferę zaufania, a w agencjach kreatywnych wspiera proces twórczy. W takich przypadkach trudno mówić o zbędnym luksusie – akwarium realnie wpływa na jakość pracy, a nawet wyniki firmy. Na zewnętrznej stronie jego tylnej szyby można np. wykleić grafikę firmowe logo, w takiej sytuacji może ono pełnić rolę głównego, najbardziej reprezentacyjnego punktu firmowej siedziby. Czy to oznacza, że każdy przedsiębiorca może śmiało odwiedzić stacjonarny, lub sklep akwarystyczny online i skompletować wymarzone akwarium do biura? Nie do końca – wiele w tej materii zależy od tego, w jaki sposób podkreśli konieczność takiego zakupu.

Jak udokumentować związek akwarium z działalnością?

Biuro to nie miejsce na impulsywne zakupy. Dlatego zakup akwarium do biura powinien być przemyślany i dobrze uargumentowany. Oczywiście potrzebna będzie faktura, opis zakupu w ewidencji oraz – najlepiej – krótka notatka wyjaśniająca cel wydatku. Jeżeli przyjmujesz klientów w biurze, to warto podkreślić, że zakup akwarium do biura wpłynie pozytywnie na komfort spotkań oraz estetykę przestrzeni. Można też odwołać się do badań na temat wpływu natury na efektywność i samopoczucie pracowników. Im więcej konkretów, tym większe szanse, że fiskus spojrzy na akwarium przychylnym okiem.

Kluczowym pojęciem w kontekście kosztów uzyskania przychodu jest „związek z działalnością gospodarczą”. Fiskus przygląda się temu uważnie – nie wystarczy, że coś jest ładne. Trzeba wykazać, że zakup ma racjonalne uzasadnienie z punktu widzenia biznesu. Jeśli prowadzisz działalność, w której liczy się wizerunek, komfort klientów lub warunki pracy zespołu, możesz próbować udowodnić, że akwarium to nie fanaberia, a świadoma inwestycja. Urzędnicy nie odrzucają z góry takich wydatków – ale musisz mieć pod ręką sensowne argumenty.

Gdzie kończy się uzasadnienie biznesowe, a zaczyna prywatna przyjemność?

Cienka granica. Jeżeli akwarium stoi w domowym gabinecie i nikt poza właścicielem firmy go nie ogląda, sprawa może się skomplikować. Urzędnik może uznać, że to wydatek osobisty, nawet jeśli gabinet jest częścią działalności. Dlatego najlepiej, by akwarium znajdowało się w miejscu dostępnym również dla klientów lub pracowników. Wówczas łatwiej przekonać, że to część przemyślanej aranżacji biura, a nie realizacja prywatnej pasji za firmowe pieniądze.